Le Groupe RAEO1 (« RAEO ») respecte votre vie privée et voit la protection de vos renseignements personnels comme une facette importante de son travail. Nous vous sommes reconnaissants de la confiance que vous nous accordez et nous nous faisons un devoir de protéger votre vie privée.
Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels que nous possédons ou contrôlons, notamment les renseignements personnels que nous transmettent de tierces parties à des fins de traitement. Nous désignerons un responsable de la protection de la vie privée qui est responsable du respect des lois applicables sur la confidentialité des données par l’organisation.
Nous identifierons le type d’informations personnelles que le Groupe RAEO collecte, utilise et partage, ainsi que les raisons de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des informations personnelles avant ou au moment de la collecte. Nous ne recueillons des renseignements qu’à des fins raisonnables comme il est décrit dans la présente politique de même qu’aux fins décrites dans les conditions générales de tout produit, service, programme, concours, événement ou de toute activité promotionnelle. Nous aurons besoin de renseignements personnels, selon le cas, pour :
Nous pouvons analyser la façon dont vous utilisez nos produits et services, notamment par le biais de nos sites Web et de nos applications mobiles. Ces informations peuvent servir à améliorer votre expérience, à fournir des informations pertinentes et à recommander des produits, des services et des garanties aux membres.
Nous obtiendrons la permission de recueillir, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels, sauf si pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité il nous est impossible d’obtenir cette permission. Vous pouvez consentir à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels vous concernant de façon expresse (verbalement, par écrit ou sous forme électronique) ou implicite, selon les circonstances et selon la sensibilité de l’information. Le consentement peut être donné par la personne elle-même ou par un.e représentant.e autorisé.e (p. ex. une personne ayant une procuration ou un tuteur légal). Nous pouvons vérifier l’autorisation en demandant l’identification du représentant ou de la représentante et la raison de la représentation.
Lorsque nous produisons un aperçu ou lorsque nous établissons une police d’assurance, nous convenons qu’en plus d’obtenir votre permission, vous avez obtenu également la permission de toutes les personnes nommées dans la police d’assurance de recueillir, d’utiliser et de communiquer vos renseignements personnels, aux fins précisées ci-dessus.
Vous pouvez retirer en tout temps la permission donnée, sauf en cas de raison juridique ou contractuelle vous empêchant de le faire. Si vous retirez votre permission, nous vous expliquerons que retirer votre permission pourrait entraîner des répercussions sur notre capacité à vous offrir des produits et des services. Nous vous offrirons la capacité de gérer l’utilisation de vos renseignements personnels en vous permettant de :
Nous limiterons la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires pour offrir convenablement des produits, des services et des garanties et pour nous conformer aux exigences prévues par les lois et les règlements. Nous recueillerons ces renseignements par des méthodes justes et légales. Si nous obtenons vos renseignements par téléphone, l’appel peut être enregistré pour les motifs suivants :
Les renseignements que nous recueillons varient selon les demandes et le service fourni et peuvent être recueillis verbalement, électroniquement ou par écrit. Voici des exemples de types de renseignements que nous pourrions recueillir, directement ou indirectement, mais sans s’y limiter :
Dans la plupart des cas, nous obtiendrons les renseignements directement du client visé ou de la cliente visée ou de son représentant autorisé ou sa représentante autorisée. Dans certains cas, et avec votre permission, nous pourrions demander à une source indépendante de vérifier les renseignements ou de fournir des renseignements supplémentaires. Ces sources pourraient inclure nos fournisseurs de services, d’autres compagnies d’assurance ou institutions financières, les employeurs, les administrateurs de prestations, les promoteurs de régime ou les agences de notation du crédit. Dans le cas de renseignements médicaux, les sources peuvent comprendre des médecins, des pharmacies, des fournisseurs de services paramédicaux ou d’autres fournisseurs de services ou établissements de santé. Dans certaines circonstances, nous pourrions recueillir des renseignements personnels de sources publiques comme l’Internet ou des fournisseurs de services tiers.
Nous utiliserons et divulguerons les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous ne donniez la permission de les utiliser ou de les divulguer à d’autres fins. Des renseignements peuvent être communiqués aux organismes, aux agents et aux représentants autorisés qui nous fournissent divers services. Nous pourrions communiquer les renseignements personnels de notre clientèle à des tiers, dans certaines circonstances :
Dans certains cas, les fournisseurs de services peuvent être situés dans d’autres provinces ou dans des territoires de compétence à l’extérieur du Canada et les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois de ces territoires. Lorsque nous donnons des renseignements à nos fournisseurs de services, nous exigeons qu’ils les protègent d’une manière qui soit compatible avec notre politique, nos pratiques et les lois de protection de la vie privée en vigueur.
Nous pouvons, lorsqu’il n’est pas interdit par la loi, consolider et communiquer vos renseignements personnels au sein du Groupe RAEO afin de mieux gérer nos affaires et les relations que nous avons avec vous aux fins décrites dans la présente politique. Les informations personnelles sensibles, comme les informations médicales, ne seront jamais partagées ou utilisées dans un but autre que celui pour lequel elles ont été collectées, sans votre consentement.
Dans le cadre d’une transaction commerciale, y compris l’achat ou la vente, la fusion ou l’amalgame ou un accord de financement concernant les actifs du Groupe RAEO, nous pouvons être amenés à partager vos informations personnelles avec des tiers concernés pour mener à bien cette transaction.
Nous conserverons les renseignements personnels juste assez longtemps pour l’usage auquel ils étaient destinés ou pendant le délai imposé par la loi. Lorsque des renseignements personnels ne sont plus requis, ceux-ci sont éliminés ou anonymisés.
Nous préserverons l’exactitude, l’intégralité, l’actualité et la pertinence des renseignements personnels que nous possédons ou contrôlons sur la base des informations les plus récentes dont nous disposons. Vous pouvez consulter vos renseignements personnels dans le but de vérifier leur exactitude en appelant notre organisation ou, selon le produit ou le service, en vous connectant à votre compte et en passant en revue votre profil personnel. Vous avez le droit de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels que nous possédons sur vous et de les faire corriger. Selon la nature des renseignements contestés, les modifications peuvent exiger la correction, l’élimination ou l’ajout de renseignements. Au besoin, les renseignements modifiés sont communiqués aux tiers qui ont accès aux renseignements visés.
Nous protégerons les renseignements personnels dont nous avons la garde au moyen de mesures appropriées selon la sensibilité de l’information. L’accès aux renseignements personnels est réservé aux membres du personnel et aux personnes qui ont besoin de cet accès pour réaliser leurs tâches au travail ou pour réaliser les tâches à faire pour nous. Nous avons recours à des moyens physiques, organisationnels et technologiques de protection raisonnables et à une formation appropriée des membres du personnel afin d’empêcher le vol, l’utilisation malveillante, la modification ou l’accès non autorisé ou la communication de renseignements personnels sous notre contrôle.
Bien que le Groupe RAEO prenne toutes les précautions raisonnables pour protéger les données et les renseignements personnels, le traitement des renseignements personnels comporte un risque intrinsèque. Les acteurs malveillants ou l’erreur humaine posent toujours un risque. Si vous recevez un appel ou un courriel du Groupe RAEO pour demander vos renseignements personnels de nature sensible et que vous doutez de la légitimité de cette demande, communiquez avec le Groupe RAEO pour confirmer que la demande est légitime. Nous vous recommandons aussi d’utiliser des mots de passe sécuritaires et uniques pour vos comptes en ligne. Ne divulguez pas vos mots de passe à quiconque.
Le Groupe RAEO utilise les courriers électroniques, les télécopies et autres transmissions électroniques (collectivement « courriel »). Le courriel ne peut être garanti comme étant sûr, inchangé, sans erreur ou sans danger, car de telles transmissions peuvent être interceptées, détournées, modifiées, perdues ou détruites, et pourraient arriver en retard ou être affectées de toute autre manière pendant l’initiation ou la transmission. Le Groupe RAEO n’est pas responsable des dommages liés aux messages électroniques que vous avez envoyés au Groupe RAEO ou aux messages électroniques qui vous sont envoyés par le Groupe RAEO à votre demande.
Nous ferons preuve de transparence à propos de nos pratiques de gestion des renseignements personnels et, si on nous le demande, nous fournirons de renseignements précis sur nos pratiques de gestion des renseignements personnels, exception faite de renseignements de nature exclusive.
Le Groupe RAEO reconnaît le pouvoir transformateur d’innovations comme l’intelligence artificielle (IA). Le Groupe RAEO appuie une utilisation responsable des technologies de l’IA. Cela signifie que nous concevons, développons et déployons des solutions d’IA dans l’intention légitime de soutenir les membres du personnel et nos activités, de minimiser les biais inconscients et les risques, de protéger la vie privée et les données, de maintenir la transparence et d’être un partenaire de confiance. Cette utilisation responsable des technologies de l’IA sera appuyée par des mécanismes de surveillance, suivra des principes éthiques et utilisera les données d’une façon intègre et qui respecte notre Politique sur la protection de la vie privée.
Si vous nous le demandez, nous vous aviserons des renseignements personnels que nous détenons à votre égard, de leur utilisation et de leur divulgation. Vous pouvez faire modifier ou corriger les renseignements personnels que nous détenons sur vous. Nous donnerons suite à toute demande de renseignements dans les délais prescrits par la législation relative à la protection de la vie privée de chaque province. Il est important que nous vérifiions que la personne qui demande les renseignements est en fait la personne à qui appartiennent ces renseignements. C’est la raison pour laquelle nous exigeons que toutes les demandes soient faites par écrit et que nos réponses, par écrit, soient envoyées à l’adresse que nous avons au dossier. L’accès à l’information sera donné gratuitement ou à un coût minimal, selon la demande. S’il y a un coût, nous vous en informerons avant de traiter la demande.
Il nous est impossible de donner accès aux renseignements dans les circonstances suivantes :
Vous pouvez contester nos pratiques de gestion de l’information et notre observation de la législation sur la protection de la vie privée. Les plaintes et les questions doivent être adressées au responsable de la protection de la vie privée, conformité, protection des données et gestion des risques du Groupe RAEO en suivant le processus de plainte.
Si vous voulez exprimer vos préoccupations ou formuler une plainte, un membre du personnel vous écoutera, déterminera la nature du problème et vous offrira des solutions. Si on n’arrive toujours pas à résoudre le problème, on vous demandera de communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée du Groupe RAEO par téléphone ou par écrit.
Vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées ci-dessous :
Québec – TW Insurance Services (Orbite)
Lucie Fréchette
230, boulevard Saint-Joseph O.
Drummondville QC J2E 0G3
1 877 976-7248
Siège social
Responsable de la protection de la vie privée du Groupe RAEO
C.P. 218
Waterloo, ON N2J 3Z9
1 800 267-6847
Selon la nature de la demande ou de la plainte, le responsable de la protection de la vie privée :
De temps à autre, nous révisons notre Politique sur la protection de la vie privée dans le but de tenir compte de changements de la loi ou de nos pratiques de gestion des renseignements personnels. C’est la version la plus récente de notre Politique sur la protection de la vie privée qui régira notre façon de traiter les renseignements personnels. Celle-ci sera disponible sur notre site Web et indiquera la date de la dernière révision de la politique. En utilisant des produits et services du Groupe RAEO et en participant à une assurance offerte par celui-ci, vous convenez d’être lié.e par la version la plus récente de la Politique sur la protection de la vie privée.
1Cette politique s’applique à toutes les sociétés du Régime d’assurance des enseignantes et des enseignants de l’Ontario (Groupe RAEO), qu’il s’agisse d’une société affiliée ou d’une filiale, y compris :
Mis à jour le 15 avril 2025
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