Le Groupe RAEO1 respecte votre vie privée et voit la protection de vos renseignements personnels comme une facette importante de son travail. Nous vous sommes reconnaissants de la confiance que vous nous accordez et nous nous faisons un devoir de protéger votre vie privée.
Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels que nous possédons ou contrôlons, notamment les renseignements personnels que nous transmettent de tierces parties à des fins de traitement.
Nous préciserons pourquoi nous recueillons des renseignements personnels soit au moment où nous les recueillons, soit avant. Nous ne recueillons des renseignements qu’à des fins raisonnables comme il est décrit dans la présente politique de même qu’aux fins décrites dans les conditions générales de tout produit, service, programme, concours, événement ou de toute activité promotionnelle. Nous aurons besoin du nom, de l’adresse, de l’adresse électronique et du numéro de téléphone du membre, mais nous devrons aussi, selon le cas :
Nous obtiendrons la permission de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels, sauf si pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité il nous est impossible d’obtenir cette permission. Les personnes peuvent consentir à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels les concernant de façon expresse (verbalement, par écrit ou sous forme électronique) ou implicite, selon les circonstances et selon la sensibilité de l’information.
Lorsque nous produisons un devis ou lorsque nous établissons une police d’assurance, nous convenons qu’en plus d’obtenir la permission de la personne assurée, nous avons obtenu également la permission de toutes les personnes nommées dans la police d’assurance de recueillir, d’utiliser et de communiquer leurs renseignements personnels, aux fins précisées ci-dessus.
Les personnes peuvent retirer en tout temps la permission donnée. Le cas échéant, nous leur expliquerons les conséquences du retrait de cette permission.
Nous limiterons la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires pour offrir convenablement des produits, des services et des garanties et pour nous conformer aux exigences prévues par les lois et les règlements. Nous recueillerons ces renseignements par des méthodes justes et légales. Si nous obtenons les renseignements d’un membre par téléphone, l’appel peut être enregistré pour les motifs suivants :
Les renseignements que nous recueillons sur nos membres varient selon les demandes et le service fourni et peuvent être recueillis verbalement, électroniquement ou par écrit. Voici des exemples de types de renseignements que nous pourrions recueillir, directement ou indirectement, mais sans s’y limiter :
Dans la plupart des cas, nous obtiendrons les renseignements directement de la personne visée ou de son représentant autorisé. Dans certains cas, et avec la permission de la personne, nous pourrions demander à une source indépendante de vérifier les renseignements ou de fournir des renseignements supplémentaires. Ces sources pourraient inclure nos fournisseurs de services, d’autres compagnies d’assurance ou institutions financières, les employeurs, les administrateurs de prestations ou les agences de notation du crédit. Dans le cas de renseignements médicaux, les sources peuvent comprendre des médecins ou d’autres fournisseurs de services ou établissements de santé. Dans certaines circonstances, nous pourrions recueillir des renseignements personnels de sources publiques comme l’Internet ou des fournisseurs de services tiers.
Nous utiliserons et divulguerons les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins qu’une personne ne nous donne la permission de les utiliser ou de les divulguer à d’autres fins. Des renseignements peuvent être communiqués aux organismes, aux agents et aux représentants autorisés qui nous fournissent divers services. Les renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers, dans certaines circonstances :
Dans certains cas, les fournisseurs de services peuvent être situés dans d’autres provinces ou dans des territoires de compétence à l’extérieur du Canada et les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois de ces territoires. Lorsque nous donnons des renseignements à nos fournisseurs de services, nous exigeons qu’ils les protègent d’une manière qui soit compatible avec notre politique et nos pratiques de protection de la vie privée.
Nous pouvons, lorsqu’il n’est pas interdit par la loi, consolider et communiquer des renseignements personnels des membres au sein du Groupe RAEO afin de mieux gérer nos affaires et les relations que nous avons avec nos membres aux fins décrites dans la présente politique. Nous ne communiquerons jamais de renseignements personnels de nature sensible, comme des renseignements sur la santé et des renseignements médicaux, et nous ne les utiliserons jamais à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis.
Dans le cadre d’une opération commerciale, y compris l’achat ou la vente, la fusion, ou un mécanisme de financement relié à l’actif du Groupe RAEO, on peut être obligé de communiquer des renseignements personnels des membres aux tiers en cause afin d’exécuter une telle opération.
Nous conserverons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour l’usage auquel ils sont destinés ou pour la durée du délai imposé par la loi.
Nous préserverons l’exactitude, l’intégralité, l’actualité et la pertinence des renseignements personnels que nous possédons ou contrôlons sur la base des informations les plus récentes dont nous disposons. Une personne a le droit de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels que nous possédons à son sujet et de les faire modifier. Selon la nature des renseignements contestés, les modifications peuvent exiger la correction, l’élimination ou l’ajout de renseignements. Au besoin, les renseignements modifiés sont communiqués aux tiers qui ont accès aux renseignements visés.
Nous protégerons les renseignements personnels dont nous avons la garde au moyen de mesures appropriées selon la sensibilité de l’information. Nous avons recours à des moyens physiques, organisationnels et technologiques de protection raisonnables et à une formation appropriée des employés afin d’empêcher le vol, l’utilisation malveillante, la modification ou l’accès non autorisé ou la communication de renseignements personnels sous notre contrôle.
Tout courriel non protégé peut être intercepté, perdu ou modifié. Nous n’assumons aucune responsabilité pour les dommages reliés à des courriels que les personnes nous envoient ou que nous leur envoyons à leur demande.
Nous ferons preuve de transparence à propos de nos pratiques de gestion des renseignements personnels et, si on nous le demande, nous fournirons des renseignements précis sur nos pratiques de gestion des renseignements personnels.
Si une personne nous le demande, nous l’aviserons des renseignements personnels que nous détenons à son sujet, de leur utilisation et de leur divulgation. Une personne a le droit de faire modifier ou corriger les renseignements personnels que nous détenons à son sujet. Nous donnerons suite à toute demande de renseignements dans les délais prescrits par la législation relative à la protection de la vie privée de chaque province. Il est important que nous vérifiions que la personne qui demande les renseignements est en fait la personne à qui appartiennent ces renseignements. C’est la raison pour laquelle nous exigeons que toutes les demandes soient faites par écrit et que nos réponses, par écrit, soient envoyées à l’adresse que nous avons au dossier. L’accès à l’information sera donné à un coût minimal.
Il nous est impossible de donner accès aux renseignements dans les circonstances suivantes :
Les personnes peuvent contester nos pratiques de gestion de l’information et notre observation de la législation sur la protection de la vie privée. Les plaintes et les questions portant sur les renseignements personnels doivent être adressées à la personne responsable de la protection de la vie privée du Groupe RAEO en suivant la procédure relative aux plaintes.
Si une personne désire exprimer ses préoccupations ou formuler une plainte, le membre du personnel du Groupe RAEO l’écoutera, déterminera la nature du problème et lui offrira des solutions. Si on n’arrive pas à résoudre le problème, on demandera à la personne de communiquer avec la personne responsable de la protection de la vie privée du Groupe RAEO par téléphone ou par écrit.
Québec – TW Insurance Services (Orbite)
Lucie Fréchette
1835, boul. Lemire, bur. 110
Drummondville QC J2C 5A6
Siège social
Responsable de la protection de la vie privée du Groupe RAEO
CP 218
Waterloo ON N2J 3Z9
1 800 267-6847
Selon la nature de la demande ou de la plainte, nous :
1 Le Groupe RAEO comprend :